Elaboración de un manual de manejo del archivo para la junta administrativa del agua potable Isinche – zona el canal del cantón Salcedo, del periodo académico noviembre 2011.

Abstract

El presente trabajo investigativo tiene como objetivo principal elaborar un manual de manejo de archivo de los documentos en la Junta Administrativa del Agua Potable(JAAP).Isinche - Zona el Canal, por cuanto no poseen un sistema riguroso de principios de organización de los fondos archivísticos, lo que ayudara a mantener correctamente organizados los archivos, de esta manera permitirá minimizar el tiempo de trámite de los documentos teniendo en cuenta las normas adecuadas para garantizar la conservación y la seguridad de los documentos que se tendrán que custodiar, a su vez facilite la gestión documental y archivo en la persona responsable, los cuales son muy importantes en la gestión archivística: la identificación, la descripción, y la valoración y selección de los fondos documentales. Mediante las encuestas aplicadas al personal administrativo y observación realizadas, se pudo evidenciar la problemática existente dentro de la organización y manejo documental de la institución, en base a estos resultados obtenidos se elaboró un manual de manejo de archivo que contiene la aplicación de todos los procesos de: clasificación, ordenación, descripción y conservación, como también la fase de transferencia documental del archivo (Activo, Semiactivo e Inactivo), préstamo de los documentos, con su respectivo formulario de registro de control. Además se debe tener muy en cuenta que para una correcta organización y conservación de documentos es fundamental elegir el mobiliario dependiendo las necesidades que presenta la documentación, considerando en si el espacio físico adecuado, para la custodia de los documentos de archivo. En si el presente documento es una herramienta innovadora que permitirá motivar a los funcionarios al cambio de actitud, a través de los conocimientos teóricos, orientados a seguir para el manejo de la documentación de archivo de la Institución.