Organización, digitalización y archivo de los expedientes activos y pasivos de los estudiantes de la unidad educativa a distancia de Cotopaxi Monseñor Leónidas Proaño.

Abstract

La presente investigación se desarrolló en el Departamento de la Secretaria de la Unidad Educativa a Distancia de Cotopaxi “Monseñor Leónidas Proaño”, con el propósitode cambiar el antiguo archivo caduco y desorganizado y para lo cual seimplementó una organización, digitalización y archivo de sus expedientes activos y pasivosde los estudiantes acorde a la necesidad y realidad institucional, estopermitió mejorar el servicio a los usuarios tanto internos como externos y la conservación y manejo de la documentación que se genera periódicamente.La investigación tiene como objetivo principal organizar, archivar y digitalizar los expedientes activos y pasivos de los estudiantes de la institución, e indicar al personal administrativo, el correcto manejo que se le debe dar al mismo, por cuanto el archivo de la institución era una bodega de papeles almacenados sin ningún control y expuesto a las amenazas como el polvo, humedad, roedores e inseguridad, provocando retrasos en los procesos de gestión documental al momento de requerir un documento o expediente estudiantil ya sea reciente o de años anteriores y a la ves creando una mala imagen institucional.Dada esta necesidad se desarrolló una investigación que nos permitió determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la institución, permitiendo detectar el problema que fue corregido con una adecuado diseño e implementación de un Manual para la Organización, Archivo y Digitalización de los expedientes activos y pasivos de los estudiantes y a la vez ayudar a todo el personal administrativo.