Diseño de un sistema de gestión documental de la carrera de Ingeniería Industrial.

Abstract

En el entorno actual de crecimiento constante de la información y la documentación, se vuelve imperativo para las organizaciones implementar sistemas de gestión documental eficientes. Esta tesis se enfoca en abordar esta necesidad mediante la creación de un sistema integral que organice, categorice y gestione documentos de manera efectiva, optimizando la accesibilidad, seguridad y confiabilidad de la información. El proceso inicia con la identificación de los criterios de clasificación y categorización más relevantes está clasificación se realizó de acuerdo al modelo preliminar de evaluación institucional con fines de acreditación de universidades y escuelas politécnicas emitido por el consejo de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CACES). Esto garantiza que las categorías, subcategorías e indicadores son previamente establecidos por un ente regulatorio como lo es el CACES. La siguiente etapa se centra en el diseño de un sistema de gestión documental el cuál se encuentra estructurado con tres categorías principales: Docencia, Investigación y Vinculación con la sociedad, estás categorías se adaptan a las necesidades identificadas en la carrera de ingeniería industrial, dentro de cada categoría se estructuran subcategorías y dentro de cada subcategoría podemos encontrar indicadores establecidos por el CACES. Este diseño abarca aspectos como la clasificación, catalogación, indexación, almacenamiento y recuperación de los documentos. Se puso especial énfasis en crear un entorno seguro y confiable para la manipulación de los documentos, garantizando la privacidad y la integridad de la información. La culminación del proyecto involucró la transformación del sistema de gestión documental en una herramienta digital usando Sharepoint como herramienta para poder diseñar el sistema de gestión xv documental con las categorías, subcategorías e indicadores identificados, en donde las categorías se encuentran establecidas como sitios dentro de la herramienta, esta herramienta permite que los datos se encuentren almacenados en la nube para facilitar su recuperación. Con la herramienta adecuada se puede acceder a una búsqueda fácil en donde se puede filtrar datos e información almacenada además permite compartir información específica y brindar acceso a la información de manera controlada. El diseño del sistema de gestión documental en la carrera de Ingeniería Industrial abarca varios resultados macro: Accesibilidad mejorada porque la herramienta sharepoint permite una búsqueda rápida de la información almacenada, Cumplimiento normativo porque cumple con los requisitos de evaluación institucional con fines de acreditación establecidos por el CACES.