Proponer la implementación del sistema de administración documentaria (SAD) para la universidad técnica de Cotopaxi en el periodo académico 2011 - 2012.

Abstract

La Universidad Técnica de Cotopaxi, ubicada en el sector de San Felipe, parroquia Eloy Alfaro, Av. Simón Rodríguez; es una Institución de Educación Superior Pública, Autónoma, Laica y Gratuita, que surgió en el año de 1992 con extensión de la Universidad Técnica del Norte en base a la lucha incansable del pueblo cotopaxense después de haber alcanzado este objetivo la Universidad a alcanzado un buen posicionamiento a nivel cantonal, provincial, nacional e internacional y se ha incrementado notablemente como consecuencia de la consolidación de una institución educativa seria y de prestigio por lo tanto busca en bienestar de la colectividad, en especial de aquellas personas de bajos recursos económicos, buscando de forma constante una educación de calidad y excelencia. La presente investigación tuvo como propósito mejorar la organización de los archivos de gestión durante su ciclo de vida para los diferentes departamentos de la Universidad Técnica de Cotopaxi, mediante la implementación del sistema de administración documentaria (SAD), esto permite que los usuarios desarrollen un crecimiento considerable, gracias a la tecnología y aplicación de estrategias para poder enfrentar a la competencia, demostrando niveles altos de eficiencia y eficacia. La implementación de un Sistema de Administración Documentaria (SAD) ayudara con una metodología para regular la creación, ingreso (internos y externos), clasificación, captura, registro, circulación, uso, control, despacho (entrega) y archivo de los documentos en su ciclo de vida en la Secretaría General y tiene como objetivo el mantenimiento, utilización y disposición de los documentos para que los usuarios autorizados puedan recuperar la información y tomen decisiones en un ambiente de certidumbre. La finalidad es eliminar el papeleo. El sistema trabaja en base a los archivos magnéticos de los documentos transitados por Internet, por lo que se elimina a cero el tiempo y recursos humanos requeridos para el traslado físico de los documentos y la impresión y generación de múltiples copias, y así racionalizar el uso de los recursos humanos y los procedimientos administrativos.