Sistematización de experiencias de gestión documental para la legalización de matrículas en la secretaría académica de la Facultad De Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas de la Universidad Técnica de Cotopaxi

Abstract

La sistematización de experiencias se enfocó directamente en el proceso de legalización de segundas y terceras matrículas porque vio la necesidad de aportar con conocimientos en relación a la gestión documental para mejorar la organización y clasificación de documentos, garantizando la disponibilidad y acceso al archivo, que tuvo como objeto identificar sistemas de clasificación de archivos para la conservación de documentos, tomando en cuenta los tipos de series documentales, técnicas y normas que permitan mantener la uniformidad en el manejo de la información dentro de los procesos de legalización de segundas y terceras matrículas en la Secretaría Académica de la Facultad CIYA, es decir, que el documento sea auténtico dentro del marco legal de acuerdo al Reglamento de Régimen Académico de la institución. De tal manera la elección del objeto se realizó de acuerdo a la práctica observada en el proceso de legalización de segundas y terceras matrículas en donde se visualizó la organización y manejo sobre las técnicas de archivo al momento de clasificar y organizar un documento. Con la experiencia lo que se busco es dejar evidencia mediante un diagnóstico del proceso de la legalización de matrículas y al fortalecimiento de la dependencia. Finalmente el equipo de trabajo recomienda la utilización del sistema de archivo alfanumérico, ya que facilitará a la dependencia la ubicación e identificación de los documentos de manera rápida y oportuna permitiendo un fácil acceso a la información, agilizando el proceso de legalización de segundas y terceras matriculas.