Análisis de la gestión documental en el Gad Parroquial de Zumbahua

Abstract

El presente trabajo investigativo está enfocado en proponer un modelo de gestión documental para el GAD Parroquial de Zumbahua, con una población de 15 personas en el área administrativa entre hombres y mujeres. La investigación es cuantitativa debido a que se utilizó la recolección y análisis de datos numéricos, para ello se empleó un cuestionario de 28 preguntas direccionadas al proceso de gestión documental, la modalidad fue de carácter bibliográfico, puesto que posee una sola variable, por ello se profundizó en diferentes conceptualizaciones, características, teorías y criterios de varios autores fundamentándose en indagación de libros, revistas, redes de información,de campo porque se llevó a cabo en el mismo espacio en el que se originan los hechos, con los representantes implicados, en este caso el personal administrativo del GAD Parroquial de Zumbahua, donde se halla el objeto de estudio. Se aplicó una investigación exploratoria en vista de que el problema de indagación es poco estudiado, de igual manera descriptiva debido a la mención de los procesos de la gestión documental, por otro lado, se utilizó un estudio de diseño no experimental, porque se realizó sin la necesidad de manipular la variable. Como resultado se obtuvo que el personal administrativo en la incorporación de documentos muestra problemas al realizar dicho proceso en la dependencia y en el registro de los documentos, tampoco no consideran como punto de partida las normas, acciones o acuerdos para la creación de documentos. Así también, en la clasificación de documentos presentan falencias con lo que respecta al uso de los formatos para distinguir los documentos de otras dependencias, en relación al almacenamiento indican que nunca ejecutan de forma periódica copias de seguridad de sus documentos digitales, ni cumplen con las políticas de acuerdo al marco legal vigente o condiciones para acceder a la documentación, en relación la trazabilidad de los documentos no hacen uso de la indización para su ubicación y recuperación inmediata, con lo que respecta a la disposición de los exteriorizan que no efectúan la transferencia de los documentos de acuerdo al periodo de retención.Por lo tanto, se determina que la mayoría del personal administrativo quienes trabajan en el GAD Parroquial de Zumbahua muestra carencias en relación a los procesos de la gestión documental. Finalmente, para resolver la problemática se propuso un modelo funcional de gestión documental para el GAD parroquial Zumbahua basado en la norma ISO 15489 y Norma Técnica de Gestión Documental de Archivo de la entidad pública. Por consiguiente, se recomienda utilizar nuevas formas de archivar documentos, en especial aquellas que se enfocan en el uso de herramientas informáticas, para garantizar una adecuada administración documental, así como respaldo físico y digital de la información.