Browsing by Author "Sangoquiza Mera, Sangoquiza Mera"

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    Diseño del modelo de gestión documental para el proceso de matriculación de los estudiantes de la Facultad de Ciencias Administrativas en la Universidad Técnica de Cotopaxi.
    (Latacunga: Universidad Técnica de Cotopaxi; Facultad de Ciencias Administrativas; Carrera de Secretariado Ejecutivo Gerencial, 2018-02) Sangoquiza Mera, Sangoquiza Mera; Yachimba Pilco, Miryam Paulina; Alajo, Alexandra
    El presente proyecto consiste en el Diseño del Proceso de Gestión Documental, donde se utilizó como guía el Reglamento de Régimen Académico de la Universidad Técnica de Cotopaxi, el objetivo del trabajo es minimizar los problemas en el proceso de matriculación tales como: agilidad, información, perdida de documentos, insatisfacción en si demora en proceso documental, al conocer el problema se pretende agilizar el trabajo y optimizar el tiempo del personal administrativo de la Secretaría Académica de la Facultad, también este sirve para organizar la información de los estudiantes, y así se evitara que los documentos se pierdan, el método que se utilizó para desarrollar el proyecto es el inductivo y deductivo, el Modelo de Gestión Documental en la facultad es de gran importancia porque es una guía para la organización de los procesos de matriculación, tomando en cuenta que la facultad manipula gran cantidad de información de los estudiantes de las tres carreras. Con el diseño del modelo de gestión documental, se beneficiaran los estudiantes que conforman la facultad de igual manera la Secretaría Académica, porque ellos son los beneficiarios directos, por otra parte los beneficiarios indirectos serán las Autoridades, Docentes, personal administrativo y público en general, el proceso documental se lo realizó mediante diagramas de flujos donde está plasmado el proceso de matriculación y sus trámites: reingresos, homologación, 2da y 3 era matrículas y retiro de asignaturas; en la UTC utilizan los correos institucionales los estudiantes y el personal administrativo, por lo cual el propósito es hacer uso de los mismos para reformar el proceso de matriculación, en forma resumida el proceso a seguir es el siguiente: la información será enviada por la secretaría académica al correo institucional de cada alumno, donde el estudiante deberá revisar su correo y la información, para poder realizar cualquier trámite referente a la matricula, de esta manera el estudiante podrá matricularse y legalizar su matrícula desde el lugar de residencia sin necesidad de acercarse a la facultad y así evitar largas filas en la facultad.