Diseño del modelo de gestión documental para el proceso de matriculación de los estudiantes de la Facultad de Ciencias Administrativas en la Universidad Técnica de Cotopaxi.
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Date
2018-02
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Publisher
Latacunga: Universidad Técnica de Cotopaxi; Facultad de Ciencias Administrativas; Carrera de Secretariado Ejecutivo Gerencial
Abstract
El presente proyecto consiste en el Diseño del Proceso de Gestión Documental, donde se utilizó como guía el Reglamento de Régimen Académico de la Universidad Técnica de Cotopaxi, el objetivo del trabajo es minimizar los problemas en el proceso de matriculación tales como: agilidad, información, perdida de documentos, insatisfacción en si demora en proceso documental, al conocer el problema se pretende agilizar el trabajo y optimizar el tiempo del personal administrativo de la Secretaría Académica de la Facultad, también este sirve para organizar la información de los estudiantes, y así se evitara que los documentos se pierdan, el método que se utilizó para desarrollar el proyecto es el inductivo y deductivo, el Modelo de Gestión Documental en la facultad es de gran importancia porque es una guía para la organización de los procesos de matriculación, tomando en cuenta que la facultad manipula gran cantidad de información de los estudiantes de las tres carreras. Con el diseño del modelo de gestión documental, se beneficiaran los estudiantes que conforman la facultad de igual manera la Secretaría Académica, porque ellos son los beneficiarios directos, por otra parte los beneficiarios indirectos serán las Autoridades, Docentes, personal administrativo y público en general, el proceso documental se lo realizó mediante diagramas de flujos donde está plasmado el proceso de matriculación y sus trámites: reingresos, homologación, 2da y 3 era matrículas y retiro de asignaturas; en la UTC utilizan los correos institucionales los estudiantes y el personal administrativo, por lo cual el propósito es hacer uso de los mismos para reformar el proceso de matriculación, en forma resumida el proceso a seguir es el siguiente: la información será enviada por la secretaría académica al correo institucional de cada alumno, donde el estudiante deberá revisar su correo y la información, para poder realizar cualquier trámite referente a la matricula, de esta manera el estudiante podrá matricularse y legalizar su matrícula desde el lugar de residencia sin necesidad de acercarse a la facultad y así evitar largas filas en la facultad.
Description
The present project consists of the Design of the Documentary Management Process, where the Academic Regulations of the Technical University of Cotopaxi was used as a guide, the objective of the work is to minimize the problem in the enrollment process such as: lack of agility, inadequate information, loss of documents, dissatisfaction in the service, the delay in the documentary process, knowing the problem is intended to streamline the work and optimize the time of the administrative staff of the Academic Secretary of the Faculty, this also served to organize the information of students, and thus avoid losing documents, the method used to develop the project is the qualitative and quantitative, the Documentary Management Model in the faculty is of great importance because it served as a guide and organization of processes enrollment, taking into account that the faculty manipulates a large amount of information of the students of the three careers. With the design of the document management model, the students who make up the faculty will benefit in the same way the Academic Secretary, due to the fact that they are the direct beneficiaries, on the other hand the indirect beneficiaries will be the Authorities, Teachers, administrative and public in general, the documentary process was done through flowcharts where the enrollment process and its procedures are recorded: re-entry, homologation, 2nd and 3rd was enrollment and withdrawal of subjects; In the UTC, the institutional emails are handled both students and administrative staff, so the purpose is to make use of them to reform the registration process, in summary the process to be followed is the following information will be sent by the secretary academic to the institutional mail of each student, where the student must check his mail and the information, to be able to carry out any procedure related to the enrollment, in this way the student will be able to register and legalize his registration from the place of their residence without needing to approach the faculty and so they will avoid making long lines in the faculty.
Keywords
SECRETARIADO EJECUTIVO, GESTIÓN DOCUMENTAL
Citation
Sangoquiza Mera, M. L. (2018). Diseño del modelo de gestión documental para el proceso de matriculación de los estudiantes de la Facultad de Ciencias Administrativas en la Universidad Técnica de Cotopaxi. Latacunga: Universidad Técnica de Cotopaxi; Facultad de Ciencias Administrativas; Carrera de Secretariado Ejecutivo Gerencial