La gestión documental en los procesos administrativos en el Cuerpo de Bomberos del Cantón Pujilí
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Date
2022-08
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Publisher
Ecuador: Latacunga: Universidad Técnica de Cotopaxi (UTC)
Abstract
El presente trabajo investigativo está enfocado en determinar como la Gestión Documental incide en los procesos administrativos en el Cuerpo de Bomberos del Cantón Pujilí, para lo cual se realizó un diagnóstico de la situación actual sobre cómo se aplica la Gestión Documental en las diferentes áreas de trabajo y en base al análisis desarrollado plantear la propuesta de un plan de mejoras que beneficie al desempeño laboral de los funcionarios, tomando alternativas que permitan mejorar la Gestión Documental, los procesos administrativos y una buena comunicación para el usuario. En la institución se aplicó la metodología de carácter cuantitativo, nivel descriptivo, como técnica se empleó la encuesta validada mediante juicio de expertos y como instrumento el cuestionario que fue elaborado mediante la escala de Likert con 17 ítems. La población y muestra es todo el personal que labora en la institución que corresponde a 35 personas. Además, en los resultados se comprobó que el 74% tiene problemas en la organización de la información, un 97% considera que la adecuada gestión de los documentos permitirán mejorar los procesos administrativos y el 100% de los encuestados consideran que la Gestión Documental beneficia al cliente, esto conlleva a que en la institución exista una adecuada toma de decisiones; estos resultados permitieron la elaboración del plan de mejoras para la institución del Cuerpo de Bomberos del Cantón Pujilí. Adicionalmente, los beneficiarios directos serán los empleados y los beneficiarios indirectos los usuarios que acuden a la entidad a realizar diferentes trámites. Por último, una adecuada Gestión Documental en una empresa se lo reconoce por la eficacia y eficiencia en dar solución a los diferentes tramites que se dan día a día, la ejecución del plan de mejoras permitirá tener organizado la información física y digital, ahorrar tiempo en los procesos de archivo, mejorar el acceso a la información, preservar los documentos con mayor control y seguridad.
Description
The present investigative work is focused on determining how Document Management affects administrative processes in the Pujilí Canton Fire Department, for which a diagnosis of the current situation was made on how Document Management is applied in the different work areas. and based on the analysis developed, propose an improvement plan that benefits the work performance of officials, taking alternatives that allow improving Document Management, administrative processes and good communication for the user. In the institution, the quantitative methodology was applied, descriptive level, as a technique the survey validated by expert judgment was used and as an instrument the questionnaire that was elaborated by means of the Likert scale with 17 items. The population and sample is all the personnel that works in the institution that corresponds to 35 people. In addition, in the results it was found that 74% have problems in the organization of information, 97% consider that the proper management of documents will improve administrative processes and 100% of those surveyed consider that Document Management benefits the client, this leads to the existence of adequate decision-making in the institution; these results allowed the elaboration of the improvement plan for the institution of the Pujilí Canton Fire Department. Additionally, the direct beneficiaries will be the employees and the indirect beneficiaries will be the users who come to the entity to carry out different procedures. Finally, an adequate Document Management in a company is recognized for its effectiveness and efficiency in providing solutions to the different procedures that are carried out on a daily basis, the execution of the improvement plan will allow the physical and digital information to be organized, save time in archiving processes, improve access to information, preserve documents with greater control and security.
Keywords
GESTIÓN DOCUMENTAL, PROCESOS ADMINISTRATIVOS, ARCHIVO
Citation
Guamán Yupangui Eugenia Noemí, Ninasunta Tocte Karina Guissela (2022); La gestión documental en los procesos administrativos en el Cuerpo de Bomberos del Cantón Pujilí. UTC. Latacunga. 116 p.