Sistematización de experiencias en gestión documental y atención al cliente externo e interno del departamento de Educación Continua, Utc
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Date
2019-02
Authors
Advisors
Journal Title
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Volume Title
Publisher
Ecuador: Latacunga: Universidad Técnica de Cotopaxi; UTC
Abstract
El desarrollo del presente proyecto de las experiencias vividas se llevó acabo en el Departamento de Educación Continua de la Universidad Técnica de Cotopaxi, ubicada en la Parroquia San Felipe, Cantón Latacunga en la Provincia de Cotopaxi. El objetivo principal fue analizar críticamente las experiencias de la Gestión Documental en los procesos de archivo y Atención del Cliente interno del Departamento de Educación Continua de la Universidad Técnica de Cotopaxi. La metodología utilizada en la investigación fue la técnica de la observación y la entrevista, con su respectivo análisis e interpretación de resultados, las mismas que nos permitieron conocer la realidad que tiene el proceso de Gestión Documental, fundamentalmente en el manejo del archivo físico de los certificados reingresados en el Departamento de Educación Continua. Además, el instrumento que se aplicó fue la ficha de recuperación de aprendizajes, la misma que sirvió para registrar los momentos más significativos durante la sistematización de experiencias. La aplicación de estas técnicas e instrumentos se identificó que el principal problema es la desorganización del archivo físico específicamente con los certificados reingresados al Departamento, debido a que carece de un modelo de Gestión Documental, esto ha provocado un efecto negativo al momento de archivar los certificados. También, del descontento que tienen los clientes internos al no ser atendidos en sus requerimientos de manera rápida y oportuna.
Description
The development project on experiences took place in Education Continua Department at Cotopaxi Technical University, located in San Felipe Parish Latacunga Canton, Cotopaxi Province. The main goal is to analyze critically the experiences in Document Management and Customer Service, External and Internal Customer into Education Continua at Cotopaxi Technical University. The observation and interview techniques were applied as methodology with its respective analysis and interpretation of results. This showed to know the reality of the Document Management process, mainly in the physical file management of the certificates re-enrolled in the Education Continua Department. In addition, the recovery of learning tab was used in order to record the most significant moments on experiences systematization’s period. The techniques application identified the main problem: the physical file disorganization specifically with the certificates re-entered into the Department, because it lacks a Document Management model. This has caused a negative effect when filing the certificates. Also, the internal customers’ dissatisfaction because their requirements are not attended in quick in efficient way. This situation motivated to Document Management proposal design for the certificates re-entered process into the department. At the same time, conclusions were generated that gave a possible solution
Keywords
GESTIÓN DOCUMENTAL, PROCESO
Citation
Cevallos Caiza Ivone Alexandra (2019); Sistematización de experiencias en gestión documental y atención al cliente externo e interno del departamento de Educación Continua, Utc. UTC. Latacunga. 100 p.