Sistematización de experiencias en los procesos de gestión documental en el distrito de educación en el cantón Sigchos
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Date
2019-02
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Publisher
Ecuador: Latacunga: Universidad Técnica de Cotopaxi; UTC
Abstract
El presente trabajo de investigación describe el análisis actual de los procesos de Gestión Documental; aplicando a los sistemas de archivo cronológico-alfabético en el área Administrativa-Financiera y Talento Humano del Distrito de Educación del Cantón Sigchos. El problema que se evidencio es la falta de procesos de gestión documental en la institución considerados documentos importantes para el desarrollo de éste que impide una correcta manipulación de la documentación desde la producción hasta la disposición final. Esto presenta problemas y retrasos en las actividades administrativas, los cuales implican en la reducción de la productividad e ineficiencia del personal. Este análisis ayudará a la entidad a diseñar estrategias de mejora en los procesos de Gestión Documental que favorece la permanencia y eficiencia de los mismos, además de volverse extensivo hacia otras áreas de la organización. La metodología utilizada fue la investigación descriptiva y no exploratoria en base a la práctica vivida y técnicas obteniendo información de diversas fuentes, tal como documentos internos de la institución, observaciones, entrevistas, el análisis de los resultados fue óptimo debido a que, si era necesario un proceso de gestión documental, a pesar de que no conocían a profundidad sobre el tema. Finalmente, se concluye que es necesario el proceso de gestión documental tanto físicamente como digital para la información, porque ayudará en la optimización de los procesos administrativos. Se recomienda que se manejen los procesos de gestión documental tal como una estrategia administrativa para de esa manera poder reducir, optimizar el tiempo del personal administrativo y mejorar la atención a la ciudadanía en general.
Description
The present research work describes the current analysis of the processes of Document Management; they are applying to the chronological-alphabetical file systems in the Administrative-Financial and of Human Talent area from District of Education at Sigchos Canton. The problem that was evidenced is the lack of documentary management processes into the institution considered important documents for the development of this that prevents a correct manipulation of the documentation since the production until the final disposition. These present problems and delays in the administrative activities, which imply in the reduction of the productivity and inefficiency of the staff. This analysis will help the entity to design improvement strategies in the Document Management processes that favors the permanence and efficiency of the same, in addition of becoming extensive to other areas of the organization. The methodology that was been used the descriptive and non-exploratory research in base to the lived practice and got techniques by obtaining information from various sources, such as internal documents of the institution, observations, interviews, the results analysis were optimal, due to: if a document management process, this did not know in depth about the subject, still. Finally, it is concluded that the process of document management, both physically and digitally, are necessary for information, because it will help in the optimization of the administrative processes. They are recommended that the document management processes such as an administrative strategy in order to reduce, optimize the time of the administrative staff and improve the attention to the general public.
Keywords
SISTEMAS DE ARCHIVO, . GESTIÓN DOCUMENTAL.
Citation
Calo Quinaucho María Blanca, Iza Farinango Mayra Daniela (2019); Sistematización de experiencias en los procesos de gestión documental en el distrito de educación en el cantón Sigchos. UTC. Latacunga. 70 p.