Sistematización de experiencias en gestión documental y servicio al cliente interno y externo de la dirección de posgrado, Universidad Técnica de Cotopaxi, (UTC)
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Date
2019-02
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Volume Title
Publisher
Ecuador: Latacunga: Universidad Técnica de Cotopaxi; UTC
Abstract
El presente trabajo de sistematización se realizó en la Dirección de Posgrado, Universidad Técnica de Cotopaxi, (UTC), se contó con la colaboración de 329 involucrados, entre clientes internos, externos y personal administrativo de la dependencia. El objetivo principal de la sistematización proponer el incremento de los sistemas de archivo alfanumérico y cronológico de manera física y digital, ya que con la incrementación de estos dos sistemas se pretende mejorar la organización en la entrada y salida de los documentos hacia las diferentes dependencias puesto que todos los documentos son utilizados diariamente y existen posibilidades de que se estropeen o se extravíen por las manipulaciones constantes al no saber exactamente donde se encuentran los documentos requeridos, ocasionando pérdida de tiempo y desorganización documental. De esta manera se pretende desarrollar el desempeño eficaz y eficiente en las actividades, tomando en cuenta todas las técnicas y el desarrollo de calidad que se utiliza al momento de recibir, archivar y conservar cualquier tipo de documento que se ha realizado y por último las capacitaciones constantes al personal administrativo en cuanto a la actualización de los sistemas de archivo en gestión documental y servicio al cliente cuyo propósito radica en mejorar la calidad y profesionalismo en la atención y servicio que se proporciona a los clientes ya que a través de la encuesta realizada se pudo apreciar que la secretaria de Posgrado no se encuentra actualizada con los métodos en gestión documental y servicio al cliente lo que ha provocado molestias al no ser capaz de resolver o brindar la información solicitada; esta incrementación ayudaría a mejorar la organización y el orden correcto en los documentos, la satisfacción y el interés de los clientes, considerando la necesidad de que la Dependencia solo utiliza el sistema de archivo alfabético de manera física y digital
Description
The present systematization work was carried out in the Postgraduate Management, Technical University of Cotopaxi, (TUC), with the collaboration of 329 involved, among internal and external clients and administrative staff of the dependency. The main objective of the systematization is to propose the increase of the alphanumeric and chronological file systems in a physical and digital way, since with the increase of these two systems it is intended to improve the organization in the entry and exit of the documents to the different dependencies that all the documents are used daily and there are possibilities that they are damaged or lost due to constant manipulations when not knowing exactly where the required documents are, causing loss of time and documental disorganization. In this way it is intended to develop efficient and effective performance in the activities, taking into account all the techniques and quality development that is used at the time of receiving, archiving and keeping any type of document that has been made and finally the training constant to the administrative staff regarding the updating of the archiving systems in document management and customer service whose purpose is to improve the quality and professionalism in the service and attention provided to customers and that through the survey carried out could see that the Postgraduate secretary is not updated with the methods in document management and customer service which has caused discomfort by not being able to resolve or provide the information requested; this increase would help to improve the organization and the correct order in the documents, the satisfaction and the interest of the clients, considering the need that the agency only uses the alphabetical file system
Keywords
GESTIÓN DOCUMENTAL, CLIENTES., SISTEMAS DE ARCHIVO.
Citation
Calapiña Velva Sandra Maribel, Guilcapi Moya Jina Alexandra (2019); Sistematización de experiencias en gestión documental y servicio al cliente interno y externo de la dirección de posgrado, Universidad Técnica de Cotopaxi, (UTC). UTC. Latacunga. 80 p.