Análisis de la gestión documental en el Gad Parroquial de Zumbahua
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Date
2022-08
Authors
Advisors
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Publisher
Ecuador: Latacunga: Universidad Técnica de Cotopaxi (UTC)
Abstract
El presente trabajo investigativo está enfocado en proponer un modelo de gestión documental para el GAD Parroquial de Zumbahua, con una población de 15 personas en el área administrativa entre hombres y mujeres. La investigación es cuantitativa debido a que se utilizó la recolección y análisis de datos numéricos, para ello se empleó un cuestionario de 28 preguntas direccionadas al proceso de gestión documental, la modalidad fue de carácter bibliográfico, puesto que posee una sola variable, por ello se profundizó en diferentes conceptualizaciones, características, teorías y criterios de varios autores fundamentándose en indagación de libros, revistas, redes de información,de campo porque se llevó a cabo en el mismo espacio en el que se originan los hechos, con los representantes implicados, en este caso el personal administrativo del GAD Parroquial de Zumbahua, donde se halla el objeto de estudio. Se aplicó una investigación exploratoria en vista de que el problema de indagación es poco estudiado, de igual manera descriptiva debido a la mención de los procesos de la gestión documental, por otro lado, se utilizó un estudio de diseño no experimental, porque se realizó sin la necesidad de manipular la variable. Como resultado se obtuvo que el personal administrativo en la incorporación de documentos muestra problemas al realizar dicho proceso en la dependencia y en el registro de los documentos, tampoco no consideran como punto de partida las normas, acciones o acuerdos para la creación de documentos. Así también, en la clasificación de documentos presentan falencias con lo que respecta al uso de los formatos para distinguir los documentos de otras dependencias, en relación al almacenamiento indican que nunca ejecutan de forma periódica copias de seguridad de sus documentos digitales, ni cumplen con las políticas de acuerdo al marco legal vigente o condiciones para acceder a la documentación, en relación la trazabilidad de los documentos no hacen uso de la indización para su ubicación y recuperación inmediata, con lo que respecta a la disposición de los exteriorizan que no efectúan la transferencia de los documentos de acuerdo al periodo de retención.Por lo tanto, se determina que la mayoría del personal administrativo quienes trabajan en el GAD Parroquial de Zumbahua muestra carencias en relación a los procesos de la gestión documental. Finalmente, para resolver la problemática se propuso un modelo funcional de gestión documental para el GAD parroquial Zumbahua basado en la norma ISO 15489 y Norma Técnica de Gestión Documental de Archivo de la entidad pública. Por consiguiente, se recomienda utilizar nuevas formas de archivar documentos, en especial aquellas que se enfocan en el uso de herramientas informáticas, para garantizar una adecuada administración documental, así como respaldo físico y digital de la información.
Description
This research work is focused on proposing a document management model for the GAD of Zumbahua parish, with a population of 15 people in the administrative area between men and women. The research is quantitative because the collection and analysis of numerical data was used, for this a questionnaire of 28 questions directed to the document management process was used, the modality was of bibliographic character, since it has only one variable, for this reason it was deepened in different conceptualizations, characteristics, theories and criteria of several authors based on research in books, magazines, information networks, field research because it was carried out in the same space where the facts originate, with the representatives involved, in this case the administrative staff of the GAD of Zumbahua parish, where the object of study is located. Exploratory research was applied in view of the fact that the problem of inquiry is little studied, in the same way descriptive due to the mention of the processes of document management, on the other hand, a non-experimental design study was used, because it was carried out without the need to manipulate the variable. As a result, it was found that the administrative personnel in the incorporation of documents show problems when carrying out this process in the unit and in the registration of documents, nor do they consider as a starting point the rules, actions or agreements for the creation of documents. Also, in the classification of documents there are shortcomings with regard to the use of formats to distinguish documents from other departments, in relation to storage they indicate that they never periodically make backup copies of their digital documents, nor comply with the policies according to the current legal framework or conditions to access the documentation, in relation to the traceability of documents they do not use indexing for their location and immediate recovery, with regard to the disposal of documents they state that they do not make the transfer of documents according to the retention period. Therefore, it is determined that most of the administrative staff working in the Zumbahua Parish Government shows deficiencies in relation to document management processes. Finally, to solve the problem, a functional model of document management was proposed for the Zumbahua parish government based on the ISO 15489 standard and the Technical Standard for Document Management and Archiving of the public entity. Therefore, it is recommended to use new ways of archiving documents, especially those that focus on the use of computer tools, to ensure proper document management, as well as physical and digital backup of information.
Keywords
GESTIÓN DOCUMENTAL, INCORPORACIÓN, REGISTRO, CLASIFICACIÓN
Citation
Cuzco Cassola Mayra Viviana (2022); Análisis de la gestión documental en el Gad Parroquial de Zumbahua. UTC. Latacunga. 135 p.