Diseño de un sistema de gestión documental de la carrera de Ingeniería Industrial.
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Date
2023-08
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Publisher
Ecuador. Latacunga. Universidad Técnica de Cotopaxi (UTC)
Abstract
En el entorno actual de crecimiento constante de la información y la documentación, se vuelve imperativo para las organizaciones implementar sistemas de gestión documental eficientes. Esta tesis se enfoca en abordar esta necesidad mediante la creación de un sistema integral que organice, categorice y gestione documentos de manera efectiva, optimizando la accesibilidad, seguridad y confiabilidad de la información. El proceso inicia con la identificación de los criterios de clasificación y categorización más relevantes está clasificación se realizó de acuerdo al modelo preliminar de evaluación institucional con fines de acreditación de universidades y escuelas politécnicas emitido por el consejo de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CACES). Esto garantiza que las categorías, subcategorías e indicadores son previamente establecidos por un ente regulatorio como lo es el CACES. La siguiente etapa se centra en el diseño de un sistema de gestión documental el cuál se encuentra estructurado con tres categorías principales: Docencia, Investigación y Vinculación con la sociedad, estás categorías se adaptan a las necesidades identificadas en la carrera de ingeniería industrial, dentro de cada categoría se estructuran subcategorías y dentro de cada subcategoría podemos encontrar indicadores establecidos por el CACES. Este diseño abarca aspectos como la clasificación, catalogación, indexación, almacenamiento y recuperación de los documentos. Se puso especial énfasis en crear un entorno seguro y confiable para la manipulación de los documentos, garantizando la privacidad y la integridad de la información. La culminación del proyecto involucró la transformación del sistema de gestión documental en una herramienta digital usando Sharepoint como herramienta para poder diseñar el sistema de gestión xv documental con las categorías, subcategorías e indicadores identificados, en donde las categorías se encuentran establecidas como sitios dentro de la herramienta, esta herramienta permite que los datos se encuentren almacenados en la nube para facilitar su recuperación. Con la herramienta adecuada se puede acceder a una búsqueda fácil en donde se puede filtrar datos e información almacenada además permite compartir información específica y brindar acceso a la información de manera controlada. El diseño del sistema de gestión documental en la carrera de Ingeniería Industrial abarca varios resultados macro: Accesibilidad mejorada porque la herramienta sharepoint permite una búsqueda rápida de la información almacenada, Cumplimiento normativo porque cumple con los requisitos de evaluación institucional con fines de acreditación establecidos por el CACES.
Description
In the current environment of constant growth of information and documentation, it becomes imperative for organizations to implement efficient document management systems. This thesis focuses on addressing this need by creating a comprehensive system that organizes, categorizes, and manages documents effectively, optimizing the accessibility, security, and reliability of the information. The process begins with the identification of the most relevant classification and categorization criteria. This classification was carried out according to the preliminary institutional evaluation model for the purposes of accreditation of universities and polytechnic schools issued by the Higher Education Quality Assurance Council (CACES). This guarantees that the categories, subcategories and indicators are previously established by a regulatory body such as CACES. The next stage focuses on the design of a document management system which is structured with three main categories: Teaching, Research and Linkage with society, these categories are adapted to the needs identified in the industrial engineering career, within subcategories are structured for each category and within each subcategory we can find indicators established by CACES. This design covers aspects such as the classification, cataloging, indexing, storage and retrieval of documents. Special emphasis was placed on creating a secure and reliable environment for handling documents, guaranteeing the privacy and integrity of the information. The culmination of the project involved the transformation of the document management system into a digital tool using Sharepoint as a tool to be able to design the document management system with the categories, subcategories and indicators identified, where the categories are established as sites within the tool, this tool allows the data to be stored in the cloud to facilitate its recovery. With xvii the right tool, you can access an easy search where you can filter data and stored information, it also allows you to share specific information and provide access to information in a controlled manner. The design of the document management system in the Industrial Engineering career covers several macro results: Improved accessibility because the Sharepoint tool allows a quick search of the stored information, Regulatory compliance because it meets the institutional evaluation requirements for accreditation purposes established by the (CACES).
Keywords
GESTIÓN DOCUMENTAL, CLASIFICACIÓN, INDEXACIÓN
Citation
Reina Muñoz Ramiro Aldair, Tulmo Chavez Victor Isaias (2023); Diseño de un sistema de gestión documental de la carrera de Ingeniería Industrial. UTC. Latacunga. 123 p.